Чек-листы на производстве: для чего они нужны, как их создавать и автоматизировать?

Чек-листы являются простым и удобным инструментом контроля сложных рабочих процессов, которые нередко требуют выполнения множества операций.

Современные производственные предприятия функционируют в условиях постоянной многозадачности. Руководителям сложно качественно и своевременно следить за выполнением всех операций, соблюдением политики компании и правил безопасности. В таких условиях использование чек-листов становится неотъемлемой частью процесса оптимизации. Они позволяют сэкономить время сотрудников и увеличить эффективность труда, а также обезопасить рабочую среду.

Ниже мы расскажем, как правильно составить чек-лист, как его использовать и какие способы автоматизации контроля существуют.

Что такое чек-лист, для чего он нужен и какие задачи можно с помощью него решить? Этот термин означает «контрольный список». Он может применяться как на работе, так и в повседневной жизни. Речь сегодня пойдет о его использовании на производственных предприятиях.

Как известно, в производственной сфере любая мелочь важна и может повлечь за собой серьезные последствия. Одним из способов избежать ошибок и несоблюдения техники безопасности является система чек-листов. Чек-лист – это перечень пунктов, которые необходимо выполнить в заданной последовательности для получения определенного результата. Это позволяет не упустить из виду ни одной важной мелочи и повысить качество выполнения работ.

Чек-листы также помогают избегать повторяющихся ошибок. Руководители, которые постоянно практикуют применение чек-листов, видят, какие промахи чаще всего допускают работники. Добавление этих пунктов в список поможет исключить аналогичные ошибки в будущем.

Кроме того, чек-листы улучшают дисциплину на предприятии. Четкий список задач хорошо мотивирует сотрудников, которые знают, сколько времени нужно потратить на каждый этап, и меньше отвлекаются.

Чек-листы помогают быстро внедрять любые нововведения. Усовершенствование производственного процесса не всегда проходит гладко: работники с трудом отвыкают от прежнего алгоритма. Включение новых пунктов в чек-лист поможет быстрее перестроиться.

Также чек-листы экономят рабочее время. Цикл производства состоит из одних и тех же повторяющихся процессов. Достаточно составить чек-лист для всех процессов, тогда не придется каждый раз планировать работу заново.

Наконец, система чек-листов позволяет освободить ресурсы для решения важных задач. Когда на предприятии внедрена и успешно функционирует система чек-листов, руководителю не приходится постоянно думать о планировании и контроле. Вместо этого можно сконцентрировать внимание на изучении новых материалов, оборудования, методов работы.

Наличие чек-листов на производстве позволяет организовывать работу и контролировать ее выполнение. Они могут использоваться в качестве плана действий или документа для проверки и отчета. Сфера применения чек-листов на производстве широка. Они используются во всех процессах, которые можно упорядочить и стандартизировать.

Чек-листы являются эффективным инструментом для повышения эффективности работы на любом промышленном предприятии.

Как создать эффективный чек-лист

Руководители подразделений и должностные лица, ответственные за рабочие процессы на производстве, разрабатывают и составляют чек-листы. Они же контролируют, чтобы все пункты списка были выполнены.

Составление чек-листа является сложной задачей, которую можно выполнить успешно, если при его разработке и внедрении следовать определенным правилам. Нередко руководители допускают ошибки, из-за которых чек-листы становятся еще большей проблемой вместо решения задач.

Для создания эффективного чек-листа необходимо следовать следующему алгоритму:

1. Разделить задачу на этапы

Чек-лист должен иметь своеобразный каркас, который разделен на этапы. Например, чек-лист по технике безопасности можно разбить на разделы: "Обучение персонала", "Хранение материалов", "Рабочий процесс", "Пожарная безопасность", "Электробезопасность" и т.д.

2. Детализировать каждый этап

Каждый этап должен быть разбит на отдельные операции. Например, в пункте "Электробезопасность" можно выделить следующие подпункты: "Все электроприборы заземлены", "Электрооборудование регулярно проверяется", "К работе с электроинструментом допущен только персонал с соответствующей группой электробезопасности", "Сотрудники снабжены электрозащитными средствами" и другие.

3. Продумать возможные ошибки

Необходимо продумать, какие ошибки могут быть допущены в рамках каждого этапа и внести соответствующие напоминания/предупреждения в список.

4. Протестировать чек-лист

Перед использованием чек-листа необходимо провести тестирование. При необходимости внести исправления и дополнения.

Для создания эффективного чек-листа необходимо также учитывать следующие простые советы:

• Старайтесь не создавать слишком длинных списков: они неудобны и для исполнителей, и для проверяющих.
• Объединяйте задачи в разделы, используйте подзаголовки.
• Каждый пункт должен соответствовать только одному действию.
• Располагайте пункты в соответствии с логикой рабочего процесса: следующее действие должно быть выполнено только после предыдущего.
• Используйте простые и понятные формулировки.
• Если возможно, используйте один тип чек-листов для всех процессов на предприятии.
• Оставляйте место для дополнений и изменений, чтобы чек-лист имел гибкую структуру.

Чек-лист может иметь различные формы и создаваться на разных носителях. Простейший - на бумаге, но он не эффективен при контроле рабочих процессов на производственном предприятии. Электронные чек-листы лучше для повседневного использования. Варианты электронных чек-листов - в программе Excel, конструкторах чек-листов и других приложениях.

Компаниям, решившим использовать чек-листы, стоит обратить внимание на автоматизированные системы-конструкторы, позволяющие максимально упростить процесс их создания и использования, а также существенно повысить эффективность работы.

Фото: freepik.com