Процессное управление: польза BPM-подхода для бизнеса любой величины
Процессное управление — это современный метод менеджмента, основанный на мысли о том, что деятельность любой компании является системой бизнес-процессов. Для оптимизации этих процессов и повышения эффективности организации используются специальные программные инструменты. BPM (Business Process Management) – это другое название этого подхода.
Применение такого подхода к бизнесу может принести ощутимую пользу. Например, оптимизация бизнес-процессов способна повысить качество продукции или услуг, ускорить их производство, уменьшить затраты, сделать управление бизнесом более эффективным.
Конкретный пример использования BPM в бизнесе – внедрение программного продукта для автоматизации бизнес-процессов в организации, например, для управления проектами или для систематизации производственной деятельности. Такой инструмент поможет оптимизировать бизнес-процессы, повысить эффективность работы компании и, как следствие, увеличить ее прибыль.
Суть процессного подхода к управлению заключается в управлении компанией как комплексом бизнес-процессов. Каждый процесс в идеале должен увеличивать ценность продукта для потребителя и экономить ресурсы компании. Но на предприятиях, где отсутствует BPM-подход, царит хаос. Руководство не может контролировать работу сотрудников, время тратится на рутинные действия, жалобы клиентов не обрабатываются вовремя, компания теряет прибыль. Процессное управление организацией призвано решить все эти проблемы.
BPM-процессы имеют ряд ключевых характеристик. Если хотя бы одно из этих условий не соблюдено, значит, об эффективности не может быть речи. Основные цели процессного подхода к управлению:
- наладить горизонтальные взаимодействия и уменьшить количество вертикальных связей;
- четко определить зоны ответственности;
- устранить конфликты между подразделениями.
Эти цели сводятся к общей — сделать бизнес эффективнее. Отсюда вытекают и основные преимущества процессного подхода: снижение издержек, рост производительности и рентабельности, стабильность и предсказуемость результатов, наведение порядка в бизнес-процессах, улучшение работы подразделений, гибкость управления и упрощенный анализ. Функциональный подход прост и понятен, но не отличается гибкостью. BPM-концепция регламентирует процессы, создавая четкие и понятные инструкции, но при этом предоставляет возможность быстро реагировать на изменения задач.
Переформулированный текст с сохранением структуры:
В процессе изменений любой объект, который должен претерпеть изменения, называется входом. Этот объект может быть любого типа: документы, данные, денежные средства и материалы. Но не обязательно вход должен быть материальным, как например факт заявки клиента. В таком случае, это тоже считается входом процесса.
После завершения процесса появляется результат. Это может быть как материальный объект, так и абстрактное понятие (например, подтверждение получения заказа от клиента). Интересный факт заключается в том, что выход одного процесса может явиться одновременно входом для другого.
Переработка ресурсов
Для осуществления процесса, который преобразует входные данные в результат, понадобятся несколько необходимых ресурсов. Среди них можно выделить сотрудников, необходимое оборудование, финансы, документацию, программное обеспечение и многое другое. Однако материальные ресурсы могут быть израсходованы в процессе, но не могут измениться.
Показатели эффективности: как анализировать процессы и принимать правильные решения
Для того чтобы успешно управлять бизнесом, необходимо анализировать процессы и результаты их выполнения. В этом помогут показатели эффективности. Они представляют собой различные характеристики, включая время, затраченное на исполнение, количество произведенной продукции, процент брака, уровень удовлетворенности клиентов и другие показатели. Оценивая их значения, можно понять, как повысить эффективность процессов и принять соответствующие решения.
Регламент - это утвержденная схема или маршрут, а также набор правил, которые позволяют обеспечить точность, высокое качество и своевременное исполнение процесса. Именно благодаря регламенту выполняются работы и проекты вовремя и с высоким уровнем выполнения.
В процессе создания продукта важную роль играют многие участники, однако финальную ответственность за результат несет только владелец. Именно он распоряжается всеми необходимыми ресурсами.
Статья о поставщиках и потребителях
Эффективность работы любой организации зависит не только от ее руководства и персонала, но также от совершенствования бизнес-процессов. Существует понятие процессного подхода к управлению организацией, который заключается в проработке и оптимизации бизнес-процессов, рассмотрении их в целом, а также в создании системы, обеспечивающей автоматизацию и бесперебойную работу процессов.
Одним из ключевых аспектов процессного подхода являются поставщики и потребители. Поставщики осуществляют поступление элементов на вход процесса, а потребители используют результаты его работы на выходе. При этом, без наличия поставщиков процесс не может быть запущен, а без потребителей он не будет востребован. Поэтому, важно обратить внимание на определение данных ролей в каждом процессе, чтобы достичь максимальной эффективности его работы.
При реализации процессного подхода необходимо создание БРМ-системы, которая отличается от обычных ERP своим функционалом. ERP - это система, применяемая для управления взаимодействиями на предприятии, а BPM - для оптимизации бизнес-процессов. Для успешной реализации процессного подхода необходимо внедрить BPM-систему, которая позволит обеспечить бесперебойность работы и автоматизацию процессов в организации.
Понимание разницы между BPM-системами и классическими IT-решениями невероятно важно для предприятий. В отличие от ERP, BPM-системы полностью воспроизводят последовательность действий на программном уровне, и это гарантирует меньше ошибок в процессе выполнения. Но главным преимуществом BPM-системы является её широкая сфера применения, охватывающая все аспекты бизнеса. Например, в случае больших бизнес-процессов, которые включают в себя задачи, не связанные с документами, классическое ERP не всегда может решить проблему. Тогда с помощью BPM-системы можно создать схемы, которые сами ведут пользователя по заданному маршруту, определяют последовательность этапов и назначают ответственных за каждую стадию.
Посмотрим на пример процесса входного контроля сырья. При загрузке машины и оформлении приходного ордера в 1С BPM-система автоматически стартует процесс. Каждой партии сырья присваивается соответствующий статус и информация о ней сразу же передается в отдел качества. Затем посыльный отправляется на склад за образцами и осуществляет первичный контроль по чек-листу, после чего вносит данные в 1С. На следующем этапе задача переходит в лабораторию, где проводится физико-химический анализ образцов сырья. После внесения данных в систему процесс снова переходит в отдел качества, где на основе полученных сведений принимается решение о том, пропустить партию или нет. Если обнаруживается брак, система формирует задачу отделу снабжения. Показатели контроля сохраняются в системе, и взаимодействие всех сотрудников происходит в одном информационном пространстве.
Результаты явно показывают, что с BPM-системой бизнес становится эффективнее. Процессный подход позволяет экономить время, снижать расходы, повышать производительность и в конечном итоге увеличивать ценность продукта для потребителя. Более того, BPM-системы позволяют выстраивать визуальные карты маршрутов процессов с помощью специальных инструментов, упрощая контроль исполнения и избавляя сотрудников от лишней работы.
Фото: freepik.com